Czym jest KSeF?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się już niebawem obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców. Czym właściwie jest ten system, jakie korzyści może przynieść firmom i w jakich terminach wejdzie w życie jako obligatoryjny?
Krajowy System e-Faktur – co to takiego?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma pozwalająca na wystawianie, wymianę oraz przechowywanie tzw. faktur ustrukturyzowanych. To rodzaj faktur elektronicznych zapisywanych w formacie XML. Do ich wystawiania służą aplikacje utworzone przez Ministerstwo Finansów – Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma – oraz inne komercyjne programy. Faktury udostępniane są w czasie rzeczywistym, a odbiorca ma obowiązek potwierdzenia ich odbioru. Zanim jednak trafią one do kontrahenta, są dokładnie sprawdzane w systemie. Oprócz zarządzania fakturami Krajowy System e-Faktur umożliwia m.in. monitorowanie obiegu danych i publikowanie komunikatów związanych z fakturami. Znaczna część oprogramowań księgowych pozwala na wygodną integrację z KSeF. W związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur paragony z NIP-em będą traktowane jako faktury uproszczone do końca 2024 roku. Od 2025 nie będzie można również wystawiać faktur z kas rejestrujących. Z KSeF wyłączone będą ponadto bilety uznawane za faktury, faktury B2C oraz te wystawiane w procedurach IOSS czy OSS.
Od kiedy i dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur stanie się obowiązkowa dla wszystkich czynnych podatników VAT w lipcu 2024 roku. Podatnicy, którzy nie należą do tzw. VAT-owców, będą zobligowani do wdrożenia KSeF nieco później, bo w styczniu 2025. Od 2022 roku korzystanie z systemu jest dobrowolne – na taki krok decyduje się jednak coraz więcej przedsiębiorców, którym zależy na odpowiednim przygotowaniu się do zmian. Do zarządzania fakturami przy użyciu systemu są uprawnieni zarówno przedsiębiorcy, jak i upoważnione przez nich osoby, np. księgowi.
Korzyści płynące z wdrożenia KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z korzyściami dla całej firmy. Przede wszystkim, nowy system gwarantuje optymalizację i automatyzację procesów związanych m.in. z księgowością. Zapewnia on również sporą oszczędność kosztów oraz czasu. Ze względu na to, że wszystkie dane przechowywane są w jednym miejscu, nie ma potrzeby wynajmowania dużych przestrzeni biurowych pod archiwa. Samo wyszukiwanie konkretnego dokumentu również zajmuje znacznie mniej czasu, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na innych istotnych obowiązkach. Co więcej, KSeF minimalizuje ryzyko zniszczenia lub utraty ważnych dokumentów i redukuje liczbę błędów w dokumentacji firmy. W związku z jego wprowadzeniem skróceniu ulega też czas oczekiwania na zwrot podatku – zamiast 60 jest to 40 dni.
Prowadzisz firmę i poszukujesz kogoś, kto doradzi Ci w kwestiach związanych z KSeF? Nasz wykwalifikowany zespół pomoże Ci z integracją z systemem i zadba o to, aby dokumentacja Twojego przedsiębiorstwa była prowadzona we właściwy i profesjonalny sposób.
