Jakie korzyści ma KSeF?
Już od lipca 2024 roku większość przedsiębiorców będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wdrożenie systemu niesie za sobą wiele korzyści dla całego przedsiębiorstwa. O jakich korzyściach mowa?
Automatyzacja wielu księgowych procesów
Podstawową zaletą Krajowego Systemu e-Faktur jest znacząca automatyzacja firmowych procesów – zwłaszcza tych związanych z księgowością. System likwiduje konieczność ręcznego wprowadzania danych do oprogramowania księgowego czy żmudnego poszukiwania papierowego dokumentu spośród wielu różnych teczek i regałów. Takie rutynowe czynności jedynie zajmują czas specjalistom – w związku z wprowadzeniem KSeF mogą jednak stać się przeszłością.
Oszczędność czasu, miejsca i kosztów
Wspomniana wyżej automatyzacja wiąże się ze znaczną oszczędnością czasu – księgowi mogą bowiem skupić się na innych obowiązkach, a niezbędne faktury odnajdą w systemie po zaledwie kilku kliknięciach. Dzięki rozbudowanemu systemowi nie ma również potrzeby tworzenia fizycznych archiwów dokumentów i wynajmowania w tym celu dużych przestrzeni – a to gwarantuje dodatkowo oszczędność miejsca oraz kosztów. Dane są przechowywane w systemie przez dziesięć lat od momentu, w którym zostaną do niego wprowadzone.
Mniejsze ryzyko błędów
Krajowy System e-Faktur wiąże się również z redukcją pomyłek w fakturowaniu. Stosy dokumentów, ręczne wprowadzanie danych, niedopatrzenia, rutyna, presja czasu… – wszystko to powoduje, że błędy w dokumentacji papierowej są nieuniknione. Faktury ustrukturyzowane w KSeF wystawiane są natomiast według ujednoliconego wzoru, a dzięki automatyzacji ryzyko popełnienia błędu znacząco spada.
Krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku
W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur czas oczekiwania na zwrot podatku VAT ulega znacznemu skróceniu. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z KSeF, czekają na niego nie 60, a 40 dni. Skrócenie tego okresu może wpływać pozytywnie na płynność finansową, co ma znaczenie szczególnie w przypadku mniejszych przedsiębiorstw.
Ochrona przed zniszczeniem lub zgubieniem dokumentów
W porównaniu z tradycyjnymi fakturami papierowymi faktury wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur są skutecznie zabezpieczone – zarówno przed utratą czy uszkodzeniem, jak i przed dostępem nieupoważnionych osób. Zagubione faktury to często problem w przypadku ich papierowych wersji – KSeF jest w stanie wyeliminować to zjawisko. Według Ministerstwa Finansów wszelkie dane w ramach systemu są także odpowiednio szyfrowane.
Usprawnienie procesu wymiany faktur
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w przedsiębiorstwie wiąże się także ze znacznym usprawnieniem procesu wymiany dokumentów. Zarówno samo wystawianie, jak i wymiana faktur pomiędzy przedsiębiorcami jest w tym przypadku znacznie łatwiejsza i zajmuje dużo mniej czasu. Odbiorcy nie mają szans zgubić faktury – a to z kolei likwiduje konieczność wystawiania duplikatów.
