Ewidencja przebiegu pojazdu w firmie – co warto wiedzieć?

Chcąc wliczać koszty związane z użytkowaniem samochodu w koszty uzyskania przychodu, do 2019 roku przedsiębiorca musiał prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Obowiązuje ona w dalszym ciągu, jednak w nieco innych przypadkach. Co zatem warto wiedzieć o tzw. kilometrówce?

Ewidencja przebiegu pojazdu – czym właściwie jest?

Ewidencja przebiegu pojazdu, nazywana inaczej kilometrówką, umożliwiała rozliczanie kosztów związanych z eksploatacją samochodu w celach firmowych. Celem jej prowadzenia było ustalenie zakresu, w jakim dany przedsiębiorca wykorzystywał pojazd. Od 1 stycznia 2019 prowadzenie kilometrówki nie jest już jednak konieczne. Zgodnie z nowym rozporządzeniem obowiązującym od tamtego czasu właścicieli firm obowiązuje limit wydatków dotyczących użytkowania aut prywatnych w ramach działalności – a jest to 20%. Oznacza to, że mogą oni odliczać do 20% wydatków związanych z zakupem paliwa, polisy czy napraw – bez potrzeby prowadzenia ewidencji. W dalszym ciągu jednak obowiązuje ona w przypadku pracowników. Co więcej, ewidencję przebiegu pojazdu muszą prowadzić także ci przedsiębiorcy, którym zależy na odliczeniu 100% podatku VAT od zakupu auta i wydatków na jego eksploatację.

Kilometrówka dla pracowników

Pracownicy, którzy używają prywatnych samochodów do firmowych celów, w dalszym ciągu muszą prowadzić kilometrówkę – jest ona niezbędna do rozliczenia się z pracodawcą. Obowiązujące obecnie stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikają z zapisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku. To 0,89 zł/km dla pojazdów o pojemności do 900 cm3, 1,15 zł/km dla samochodów o pojemności od 900 cm3, 0,69 zł/km dla motocykli oraz 0,42 zł/km dla motorowerów. Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona przez zatrudnionego powinna zawierać:

• imię, nazwisko i adres zamieszkania pracownika używającego auto;
• numer rejestracyjny i pojemność silnika samochodu;
• opis trasy (punkt A-punkt B);
• datę oraz cel wyjazdu;
• kolejny numer wpisu;
• liczbę rzeczywiście przejechanych kilometrów;
• stawkę za 1 km przebiegu;
• kwotę po pomnożeniu liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu;
• dane oraz podpis pracodawcy.

Ewidencja przebiegu samochodu dla celów VAT

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu są zobligowani także przedsiębiorcy, którzy chcą odliczać 100% VAT-u od zakupu auta i kosztów eksploatacji. Dotyczy to pojazdów o masie maksymalnie 3,5 t użytkowanych tylko i wyłącznie w działalności. Jeśli podatnik wykorzystuje samochód także do celów prywatnych, nie musi prowadzić kilometrówki. Ewidencja przebiegu pojazdu dla przedsiębiorców odliczających 100% podatku VAT musi obejmować takie elementy jak:

• numer rejestracyjny pojazdu;
• stan licznika przebiegu samochodu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• daty rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia prowadzenia kilometrówki;
• wpis osoby prowadzącej samochód na temat każdego wykorzystania pojazdu (powinien on obejmować numer kolejny wpisu, imię i nazwisko kierowcy, datę oraz cel wyjazdu, opis trasy punkt A-punkt B, liczbę przejechanych kilometrów, a także podpis osoby kierującej potwierdzony przez podatnika).