Jak przygotować firmę do kontroli skarbowej? Kluczowe kroki i wskazówki

Kontrola skarbowa pozwala sprawdzić poprawność rozliczeń podatkowych i rzetelność prowadzonych przez daną firmę ksiąg rachunkowych. Po otrzymaniu zawiadomienia o wizycie kontrolera z urzędu warto odpowiednio się do niej przygotować. O czym szczególnie warto pamiętać, aby uniknąć stresu i niespodziewanych pytań?

Kontrola skarbowa – podstawowe informacje

Kontrola skarbowa to proces mający na celu sprawdzenie, czy przedsiębiorca wywiązuje się z obowiązków dotyczących prawa podatkowego. Do jej najczęstszych przyczyn zalicza się pewne nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych, zawiadomienia ze strony innego podmiotu czy losowy wybór organów. Podczas kontroli organy skarbowe dokonują analizy dokumentacji finansowej i podatkowej firmy, najczęściej bezpośrednio w miejscu prowadzenia działalności. Wyjątek stanowi sytuacja, w której przedsiębiorca wskazał inne miejsce przechowywania firmowych dokumentów – np. biuro księgowe, z którym na co dzień współpracuje. Urząd ma obowiązek powiadomić podatnika o kontroli w ustalonym przez ustawę terminie, czyli 7-30 dni przed podjęciem działań kontrolnych.

Przygotowanie dokumentacji

Po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli skarbowej warto przygotować odpowiednią dokumentację, której może wymagać kontroler. Mowa m.in. o:

• dokumentach księgowych;
• księgach rachunkowych;
• deklaracjach podatkowych;
• zawartych umowach;
• wystawionych fakturach;
• raportach z kasy fiskalnej.

Jeżeli dokumentacja jest prowadzona za pomocą oprogramowania komputerowego, podatnik musi zapewnić do niej pełen dostęp. W tym celu można skorzystać m.in. ze środków komunikacji elektronicznej czy jednego z informatycznych nośników. Jeśli dokumenty wystawiane są w języku innym niż polski, wiedząc o zbliżającej się kontroli, warto natomiast pamiętać o ich przetłumaczeniu.

Audyt wewnętrzny

Przed kontrolą skarbową warto zastanowić się nad wykonaniem wewnętrznego audytu, który pozwoli na analizę finansową podatkowych i księgowych procedur oraz firmowych dokumentów. Co więcej, umożliwia on wykrycie ewentualnych nieprawidłowości.

Informacja dla pracowników

Po otrzymaniu powiadomienia o planowanej kontroli skarbowej przedsiębiorca powinien poinformować o niej wszystkich podwładnych odpowiedzialnych za finanse i księgowość firmy. Osoba przeprowadzająca kontrolę może wymagać nie tylko samej dokumentacji, ale i odpowiedzi na różne pytania z danego zakresu.

Wskazanie reprezentanta w razie nieobecności

Jeśli właściciel firmy nie jest w stanie być obecny podczas kontroli skarbowej – np. z powodu planowanego dużo wcześniej wyjazdu służbowego – powinien wskazać osobę upoważnioną do jego reprezentacji. Takie upoważnienie musi posiadać postać pisemną – należy skierować je do naczelnika urzędu skarbowego w zakresie PIT i CIT oraz do prezydenta miasta, burmistrza lub wójta. Możliwe jest również nadanie konkretnej osobie pełnomocnictwa – ma ona wówczas jeszcze większe uprawnienia niż reprezentant. W takiej sytuacji oryginał pisemnego pełnomocnictwa należy przedłożyć do dokumentacji kontroli skarbowej lub zgłosić do protokołu w przypadku pełnomocnictwa ustnego.

Współpraca z doświadczonym księgowym

Aby dobrze przygotować przedsiębiorstwo do kontroli skarbowej, warto podjąć współpracę z wykwalifikowanym księgowym. Może on znacząco pomóc w tych przygotowaniach, np. poprzez dokładne sprawdzenie dokumentacji. Jeśli sam oczekujesz na kontrolę z Urzędu Skarbowego, zapraszamy do kontaktu – nasi specjaliści zagwarantują Ci niezbędne wsparcie.