Przewodnik po kadrowo-płacowej obsłudze w firmie: jak uniknąć najczęstszych błędów

Specjaliści do spraw kadrowo-płacowych zajmują się ludzkim potencjałem firmy – kadry i płace to obszar związany głównie z zatrudnianiem oraz rozliczaniem zatrudnionych osób. Nie każda firma posiada jednak pracowników z dużą wiedzą i doświadczeniem w tym zakresie. Jak zatem unikać błędów związanych z obsługą kadr i płac i w jaki sposób zadbać o poprawność wypłat czy dokumentacji pracowniczej?

Obsługa kadrowo-płacowa – co obejmuje?

Zakres prac dotyczących kadr i płac jest niezwykle szeroki. Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje bowiem m.in.:

• prowadzenie dokumentacji pracowniczej;
• sporządzanie umów;
• rozliczanie urlopów oraz zwolnień;
• sporządzanie list płac;
• kontrolowanie wypłaty wynagrodzeń za pracę;
• rozliczenia ZUS;
• sporządzanie rocznych sprawozdań na temat dochodów;
• kontrolowanie badań lekarskich i szkoleń z zakresu BHP;
• przygotowywanie dokumentów i deklaracji do urzędów;
• doradztwo kadrowe.

Najczęstsze błędy związane z obsługą kadrowo-płacową

Obsługa kwestii kadrowo-płacowych przez osoby, które nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, może skutkować pewnymi błędami. Te z kolei mogą niekiedy wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla całego przedsiębiorstwa. Mowa zarówno o naruszeniach prawa i utracie dobrego wizerunku, jak również o wysokich karach finansowych. Do najczęstszych pomyłek popełnianych podczas obsługi kadr i płac zalicza się m.in. błędne rozliczanie wynagrodzeń i składek czy nieprawidłowo obliczone urlopy i nadgodziny. W ogłoszeniach rekrutacyjnych często brakuje odpowiedniej klauzuli z przepisów o ochronie danych osobowych, a mniej doświadczeni pracownicy nie posiadają wystarczającej wiedzy z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.

Powierz kwestie kadr i płac zewnętrznemu podmiotowi

Najprostszym sposobem, aby uniknąć błędów związanych z obsługą kadr i płac, jest powierzenie tych kwestii doświadczonemu podmiotowi. Biuro rachunkowe zajmuje się wówczas wszelkimi rozliczeniami, prowadzeniem ewidencji, sporządzaniem umów oraz sprawami dotyczącymi wynagrodzeń oraz zobowiązań podatkowych i składkowych. Outsourcing usług kadrowo-płacowych może się okazać wyjątkowo korzystny – zwłaszcza ze względów finansowych. To znacznie bardziej opłacalne rozwiązanie niż tworzenie w firmie wewnętrznego działu kadr i płac. Pomimo powierzenia kwestii kadrowo-płacowych specjaliście spoza organizacji, przedsiębiorca może mieć stały wgląd w dokumentację pracowników oraz całkowitą kontrolę nad procesem obsługi. Nie musi on również obawiać się pomyłek wynikających z osobistej niewiedzy – oddaje bowiem dokumentacje w ręce wykwalifikowanej osoby, będącej na bieżąco z aktualnymi przepisami. Jeśli natomiast podatnik chce zajmować się kwestiami kadr i płac samodzielnie, musi pamiętać o inwestycji w dobre oprogramowanie i regularnie pogłębiać swoją wiedzę z tego zakresu. Regulacje prawne ulegają częstym aktualizacjom – warto więc na bieżąco śledzić wszystkie zmiany, aby posiadać aktualne informacje. Chcąc zapewnić poprawność rozliczeń w swojej firmie, nie można o tym zapominać.