Ewidencja środków trwałych i wyposażenia: najlepsze praktyki dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w działalności środki trwałe, są zobowiązani do prowadzenia ich ewidencji. Umożliwia ona m.in. określenie wartości amortyzacji i ułatwia podejmowanie istotnych decyzji finansowych. O czym szczególnie warto pamiętać podczas ewidencjonowania środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych – czym jest i kogo dotyczy?

Ewidencjonowanie środków trwałych należy do obowiązków wszystkich wykorzystujących je przedsiębiorców – zarówno tych prowadzących rozliczenia w formie KPiR, jak i podmiotów prowadzących pełne księgi czy tych, których działalność opodatkowana jest ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ewidencja środków trwałych ma służyć rejestrowaniu środków trwałych i ułatwiać rozliczanie amortyzacji majątku przedsiębiorstwa. Do 2020 roku oprócz ewidencji środków trwałych należało prowadzić dodatkowo ewidencję wyposażenia – obowiązek ten został jednak zniesiony.

Czym właściwie są środki trwałe?

Środki trwałe to rzeczowe składniki majątku, wytworzone lub nabyte we własnym zakresie, będące własnością bądź współwłasnością podatnika. Muszą być one wykorzystywane przez firmę w bezpośredni sposób lub wynajmowane/dzierżawione. Jak wskazuje art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, środek trwały to składnik majątku, którego wartość początkowa jest wyższa niż 10 tysięcy złotych i którego okres użytkowania przekracza rok. Wartość początkowa środków trwałych określana jest na podstawie ceny ich nabycia. W przypadku, gdy przedsiębiorca wytwarza je samodzielnie, podstawę stanowi koszt wytworzenia danego środka trwałego.

Co ująć w ewidencji środków trwałych?

Sporządzając ewidencję środków trwałych, należy ująć w niej takie elementy jak:

• numer ewidencyjny;
• nazwa środka trwałego – najlepiej wraz ze specyfikacją;
• daty nabycia i przyjęcia środka trwałego do użytkowania;
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych
• numer dokumentu potwierdzającego nabycie;
• wartość początkowa i stawka amortyzacyjna (zdarza się, że konieczne jest zaktualizowanie wartości początkowej);
• data zbycia lub likwidacji środka trwałego z określeniem przyczyny (np. zużycie, sprzedaż).

Skrupulatność, regularność i rozwaga – klucz do sukcesu

Prowadząc ewidencję środków trwałych, zawsze należy pamiętać o rozwadze, dokładności oraz systematyczności. Już nawet drobny błąd w zapisach może mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i jego rozwój. Trzeba zatem pamiętać o precyzyjnym notowaniu wszystkich posiadanych środków trwałych – najlepiej od razu po ich nabyciu lub wytworzeniu. W sytuacji, gdy w ewidencji brakuje niektórych z nich, właściciel firmy nie może bowiem dokonać amortyzacji kosztów i musi liczyć się z konsekwencjami prawnymi. Dobrym rozwiązaniem może się okazać powierzenie obowiązku ewidencjonowania doświadczonemu specjaliście – np. poprzez nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym.