Lista płac – co warto wiedzieć?

Lista płac, choć nieobowiązkowa, może się okazać niezbędna podczas dokonywania bieżących rozliczeń czy wypełniania deklaracji podatkowych. Co to za dokument i jakie składają się na niego elementy?

Lista płac – podstawowe informacje

Listą płac nazywa się dokument wyróżniający wynagrodzenia wszystkich zatrudnionych w firmie osób. Lista płac może być zatem istotnym dowodem księgowym podczas ewidencjonowania wynagrodzeń brutto w KPiR. Służy ona do bieżących rozliczeń, a ponadto – jest wykorzystywana podczas sporządzania informacji podatkowych, deklaracji oraz raportów miesięcznych do ZUS. Nie istnieje żaden przepis nakazujący tworzenie listy płac – większość właścicieli firm sporządza ją jednak dobrowolnie. Listy płac tworzone są dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W przypadku osób, które zawarły jedną z umów cywilnoprawnych, wystawiane są rachunki – i to na ich podstawie dokonywana jest wypłata wynagrodzenia. Co istotne rachunki te również nie są obowiązkowym dokumentem. Zleceniobiorca ma obowiązek wystawić rachunek na życzenie zleceniodawcy.

Lista płac a składki ZUS

Elementy listy płac umożliwiają ustalenie wysokości:

• składek na ubezpieczenia społeczne, finansowanych zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę;
• składek na ubezpieczenie zdrowotne;
• zaliczek na podatek dochodowy;
• wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe finansowane przez pracodawcę i uczestnika programu, o ile nie wypisał się on z programu;
• ewentualnych przymusowych lub dobrowolnych potrąceń dokonywanych na podstawie art. 87 i 91 Kodeksu pracy;
• dochodu osoby zatrudnionej należnego do wypłaty po dokonaniu potrąceń.

Niezbędne elementy listy płac

Nie istnieje jeden obowiązujący wzór listy płac. Podczas jej sporządzania należy jednak pamiętać o uwzględnieniu takich elementów jak nazwa pracodawcy, imię i nazwisko pracownika, okres, którego lista dotyczy czy data wypłaty wynagrodzenia. Na liście musi widnieć również wysokość wynagrodzenia zasadniczego i pozostałych składników wynagrodzenia oraz kwota do wypłaty po dokonaniu potrąceń. Dokument powinien zawierać ponadto swój numer bądź nazwę i podpisy sporządzających go osób, a w przypadku odbioru wypłaty w gotówce – także podpis pracownika.

Części składowe

Na części składowe listy płac składają się z kolei informacje o:

• dodatkach do wynagrodzenia;
• podstawie wymiaru składek;
• składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
• koszcie uzyskania przychodu;
• podstawie naliczania podatku dochodowego;
• kwocie wolnej od podatku;
• zaliczkach na podatek dochodowy;
• dokonanych potrąceniach;
• wysokości wynagrodzenia netto.

Dokumenty potrzebne do stworzenia listy płac

Do sporządzenia listy płac potrzebnych jest kilka dokumentów – zaczynając od umowy o pracę, przez listę obecności i kartę ewidencji czasu pracy, kończąc na oświadczeniu PIT-2 czy informacjach o premiach. Podczas sporządzania dokumentu niezbędne są również świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia pracownika.