Sygnalista w biurze rachunkowym – abc

W związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od 25 września niektóre podmioty muszą zapewniać możliwość zgłaszania nieprawidłowości o naruszeniach prawa. Należą do nich m.in. biura rachunkowe. Jakie dodatkowe obowiązki nakłada na nie nowe rozporządzenie i kim właściwie są sygnaliści?

Kim jest sygnalista?

Sygnaliści to osoby fizyczne, które zgłaszają lub ujawniają publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, a ponadto – posiadają do tego odpowiednie uzasadnienie. Mogą oni dokonywać zgłoszeń pisemnie, ustnie (np. przez telefon) lub elektronicznie, z kolei same zgłoszenia mogą dotyczyć nielegalnych działań zaobserwowanych podczas wykonywanej pracy lub jeszcze podczas rekrutacji. W razie doświadczenia odwetu przysługuje im prawo wystąpienia o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Sygnalista, który postanowi dokonać zgłoszenie, jest objęty ochroną.

Biura rachunkowe a ustawa o ochronie sygnalistów

Do nowych przepisów ustawy o ochronie sygnalistów muszą stosować się pracodawcy z sektora publicznego i prywatnego, którzy zatrudniają minimum 50 osób. W stosunku do biur rachunkowych i kilku innych podmiotów limit ten nie ma jednak zastosowania. Oznacza to, że są one zobowiązane do wdrożenia nowych regulacji bez względu na to, ile zatrudniają osób. Szczególny status biur rachunkowych wiąże się z tym, że są one zobowiązane do stosowania procedur AML mających na celu zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Sygnalista w biurze rachunkowym

Sygnalistą w biurze rachunkowym może być zarówno pracownik, pracownik tymczasowy czy osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, jak również stażysta, praktykant, wolontariusz, a nawet kandydat do pracy. Zaliczają się do nich także przedsiębiorcy, wspólnicy oraz akcjonariusze. Naruszenia zgłaszane przez sygnalistów mogą dotyczyć m.in.:

• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• ochrony konsumentów;
• korupcji;
• zamówień publicznych;
• opodatkowania osób prawnych.

Nowe obowiązki biur rachunkowych w związku z ustawą o ochronie sygnalistów

W związku z ochroną sygnalistów biura rachunkowe są obecnie zobowiązane do:

• posiadania procedury wewnętrznej zgłaszania nieprawidłowości i podejmowania działań następczych (w związku z tymi zgłoszeniami);
• prowadzenia rejestru zgłoszeń nieprawidłowości;
• opracowania polityki ochrony sygnalistów.

Biuro musi również określić bezpieczne metody dokonywania zgłoszeń, dokonywać ich weryfikacji i odpowiadać na zgłoszenia sygnalistów, jednocześnie dbając o ich bezpieczeństwo oraz poufność danych. Przedsiębiorcy świadczący usługi z zakresu księgowości i rachunkowości mogą ustalić jedną wspólną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, uwzględniającą zasady ustawy o ochronie sygnalistów oraz ustawy AML/CFT, lub określić dwie odrębne procedury dla wypełnienia wymogów każdej z nich.