Czym jest wirtualne biuro i kiedy się sprawdzi?

Wirtualne biuro to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą uniknąć wysokich kosztów wynajmu przestrzeni biurowej lub pracują na co dzień zdalnie i w terenie. Sprawdź, kiedy jeszcze warto rozważyć skorzystanie z tej usługi i czym tak właściwie się ona wyróżnia.

Wirtualne biuro – co to takiego?

Wirtualnym biurem nazywa się usługę, która umożliwia przedsiębiorcom posiadanie adresu do rejestracji działalności gospodarczej bez potrzeby wynajmowania fizycznego biura. Może one obejmować również:

• odbiór korespondencji – firma świadcząca usługi wirtualnego biura odbiera przesyłki oraz listy i przekazuje je przedsiębiorcy osobiście lub skanuje i wysyła je elektronicznie;
• miejsce do organizacji szkoleń czy konferencji (na dni/godziny) – wirtualne biura często zapewniają dostęp do salek konferencyjnych, które firma może wynająć;
• przestrzeń do coworkingu – przedsiębiorcy mają możliwość korzystania również z przestrzeni coworkingowych dzielonych przez klientów wirtualnego biura;
• obsługę telefoniczną – wirtualne biuro może odbierać połączenia, umawiać spotkania i przekazywać istotne informacje w imieniu przedsiębiorcy.

Usługę wirtualnego biura świadczą firmy, które posiadającą przestrzeń biurową i zaplecze personalne do obsługi spraw biurowych swoich klientów.

Kiedy sprawdzi się wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to dobre rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy z różnych powodów nie chcą lub nie mogą zarejestrować firmy pod konkretnym adresem – np. we własnym domu. Sprawdza się ono również w przypadku tych firm, które nie potrzebują stałej przestrzeni biurowej – m.in. w związku z częstą pracą zdalną lub w terenie. Z usługi korzystają głównie:

• freelancerzy;
• copywriterzy;
• właściciele sklepów internetowych;
• właściciele małych agencji marketingowych;
• właściciele start-upów.

Usługi wirtualnego biura kierowane są ponadto do osób, które chcą stworzyć w konkretnym mieście oddział swojej firmy, lecz na co dzień pracują w innej lokalizacji, a także do przedsiębiorców, którzy mieszkają za granicą, ale muszą posiadać polski adres firmy. Na wirtualne biuro decydują się również przedsiębiorcy, którzy na co dzień wynajmują mieszkanie – zarejestrowanie działalności pod takim adresem wymaga bowiem zgody właściciela. Co więcej, stanowi ono dobre rozwiązanie dla właścicieli firm, którym zależy na prestiżowym adresie – np. w centrum dużego miasta – mogącym wpływać na wizerunek przedsiębiorstwa. Wirtualne biuro sprawdza się też w przypadku firm, które sporadycznie potrzebują miejsca do organizacji spotkania lub konferencji i nie chcą opłacać takiej przestrzeni przez cały rok.

Wirtualne biuro – kluczowe korzyści

Decydując się na wirtualne biuro, przedsiębiorca może liczyć na dużą oszczędność. Usługa pozwala uniknąć kosztów wynajmu fizycznego lokalu, które nie należą do najniższych, a przy tym umożliwia skupienie się na rozwoju biznesu – firma świadcząca takie usługi zapewnia bowiem profesjonalną obsługę administracyjną. Koszt „wynajmu” biura wirtualnego to od kilkudziesięciu do kilkuset złotych na miesiąc – a wszystkie związane z nim wydatki można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, wpływając jednocześnie na wysokość podatku dochodowego. Co więcej, w przypadku ewentualnej kontroli – np. z urzędu skarbowego – istnieje możliwość skorzystania ze wsparcia pracowników wirtualnego biura.