Zgłoszenie pracownika do ZUS w pigułce
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników na umowę o pracę, a w niektórych przypadkach także na umowę zlecenia, jest zobowiązany zgłosić ich do ubezpieczeń i odprowadzać za nich składki. Sprawdź, dlaczego jest to tak ważne i jak przebiega cały proces.
Obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS
Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który decyduje się zatrudniać pracowników, jest odprowadzanie za nich składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zatrudniając daną osobę, pracodawca musi zatem zgłosić ją do ZUS w ciągu 7 dni od dnia, w którym została zawarta umowa.
Obowiązek ubezpieczeniowy w Polsce
Według polskich przepisów każdy pracownik pozostający w stosunku pracy powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych (chorobowego, emerytalnego, rentowego i wypadkowego) oraz ubezpieczenia zdrowotnego od dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczeniowy. Najczęściej jest to dzień, w którym zaczyna on świadczyć pracę na rzecz nowego pracodawcy. Obowiązek ubezpieczeniowy dotyczy osób zatrudnionych zarówno na umowę o pracę, jak i w ramach mianowania, powołania, wyboru, a także na podstawie spółdzielczej umowy o pracę. W przypadku umowy zlecenia znaczenie ma m.in. wiek zleceniobiorcy.
Czy pracodawca musi zgłosić do ZUS wszystkich pracowników?
Pracodawca nie ma obowiązku zgłaszania do ZUS uczniów szkół ponadpodstawowych i studentów, którzy nie ukończyli 26 roku życia. Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami nie podlegają oni bowiem obowiązkowi ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dotyczy to jednak wyłącznie umowy zlecenia – jeśli ze studentem przed 26. rokiem życia została zawarta umowa o pracę, przełożony musi już zgłosić go do ubezpieczeń. Do ubezpieczeń społecznych nie trzeba ponadto zgłaszać zleceniobiorcy, który posiada już inny tytuł do ubezpieczeń (np. w związku z pracą na umowę o pracę). Jednak takie zleceniobiorcę należy zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego.
Zgłoszenie pracownika do ZUS – formularze
Chcąc zgłosić zatrudnioną osobę do ubezpieczeń, pracodawca musi złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych deklarację ZUS ZUA – osobiście, listownie lub drogą elektroniczną. Zgłoszenia można dokonać poprzez platformę internetową PUE ZUS bądź inne przeznaczone do tego systemy przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. Zgłoszenie na druku ZUS ZUA jest jednorazowe – nie trzeba ponawiać go co miesiąc w trakcie trwania umowy. Każdego miesiąca należy natomiast składać deklarację rozliczeniową ZUS DRA wraz z raportami imiennymi ZUS RCA za każdego zgłoszonego ubezpieczonego, w której wylicza się wysokość składki ZUS za dany miesiąc. W sytuacji, gdy zatrudniony ma być objęty tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, pracodawca nie składa formularza ZUS ZUA, lecz ZUS ZZA.
Brak zgłoszenia pracownika do ZUS-u – konsekwencje dla pracodawcy
Jeżeli pracodawca nie wywiązuje się ze swoich podstawowych obowiązków względem pracownika – a zgłoszenie do ZUS i terminowe odprowadzanie składek to jedne z nich – naraża się na odpowiedzialność finansową i karną. Dotyczy to zarówno niezgłoszenia pracownika do ubezpieczeń, jak również zgłoszenia po terminie. Na takiego przedsiębiorcę może zostać nałożona kara grzywny. Niekiedy niezgłoszenie osoby zatrudnionej do ubezpieczeń społecznych może nawet zostać uznane za przestępstwo (art. 219 kodeksu karnego).
