Rachunek a faktura – znasz różnice?

Zarówno rachunek, jak i faktura, służy do rozliczeń oraz potwierdzania zrealizowanych transakcji. Występują jednak między nimi pewne kluczowe różnice, które powinien znać każdy przedsiębiorca – i nie tylko. Sprawdź, co wyróżnia te dwa rodzaje dokumentów.

Rachunek – abc

Rachunek jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż bądź wykonanie usługi, wystawianym w sytuacji, gdy transakcja nie musi być potwierdzona fakturą. Mogą wystawiać go przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT, a także osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, np. zleceniobiorcy. Do podstawowych elementów rachunku należą:

• numer kolejny dokumentu;
• data wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwa firmy stron transakcji;
• adresy kupującego i sprzedawcy/odbiorcy i wykonawcy usługi;
• rodzaj, ilość i ceny jednostkowe towarów/usług;
• ogólna wartość transakcji w postaci liczbowej i słownej.

Faktura – co to takiego?

Faktura to dokument księgowy wykorzystywany w obrocie gospodarczym, mający charakter rozliczeniowy. Stanowi ona potwierdzenie zrealizowanej transakcji pomiędzy podmiotami, które prowadzą działalność gospodarczą. Fakturę wystawiają wszyscy przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT, którzy sprzedają towar bądź realizują usługę na rzecz innego podatnika. Właściciele działalności gospodarczej zwolnionej z tego podatku nie mają już takiego obowiązku – z wyjątkiem sytuacji, w której kontrahent żąda wystawienia faktury w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.

Wśród najważniejszych elementów faktury wymienia się:

• numer kolejny;
• datę wystawienia oraz datę sprzedaży;
• dane sprzedawcy i nabywcy (imiona i nazwiska, nazwy skrócone, numer NIP, adresy);
• nazwę towaru bądź usługi;
• cenę jednostkową;
• wartość netto oraz wartość brutto;
• kwoty ewentualnych rabatów, obniżek i upustów;
• stawkę i wartość podatku VAT;
• kwotę podatku;
• jednostkę miary oraz ilość sprzedawanego towaru bądź realizowanej usługi;
• termin płatności;
• formę zapłaty.

W przypadku wystawienia faktury przez nievatowca dla przedsiębiorcy będącego podatnikiem VAT odbiorca dokumentu nie może odliczyć VAT-u.

Podstawowe różnice między rachunkiem a fakturą

Rachunki i faktury służą rozliczeniom oraz samemu potwierdzeniu transakcji. Faktura jest dokumentem wystawianym przez przedsiębiorców należących do czynnych podatników VAT, z kolei rachunek wystawiają przedsiębiorcy, którzy nie odprowadzają tego podatku. Właściciele firm, które nie są objęte obowiązkiem podatkowym, też mają jednak prawo wystawić fakturę na wyraźne żądanie klienta. Kluczowa różnica widoczna jest natomiast w treści obydwu dokumentów. Faktura musi bowiem zawierać informację na temat wartości brutto i netto towaru lub usługi, wysokości podatku od towarów i usług czy też obowiązującej stawki podatku. Rachunek obejmuje z kolei wyłącznie informacje na temat należności ogółem oraz ceny jednostkowej danej transakcji.