Czym jest PIT-4R?

PIT-4R to deklaracja, która ułatwia urzędowi skarbowemu kontrolowanie odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Kto ma obowiązek składania dokumentu, w jaki sposób to robić i co powinno się w nim znaleźć?

PIT-4R – podstawowe informacje

PIT-4R jest zestawieniem pobranych i odprowadzonych w danym roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie dotyczy ono jednak jednego, pojedynczego pracownika, lecz wszystkich zaliczek, jakie zostały pobrane przez płatnika od osób, którym wypłacał wynagrodzenie bądź innego rodzaju świadczenia. Formularz obejmuje różne źródła dochodu, od których pobierane są zaliczki – m.in.:

• wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę i umów cywilnoprawnych;
• świadczenia dla rad nadzorczych oraz członków zarządów;
• stypendia, które podlegają opodatkowaniu.

Kto składa formularz PIT-4R?

Obowiązek składania deklaracji PIT-4R w urzędzie skarbowym dotyczy wszystkich osób, które pełnią rolę płatników podatku dochodowego od osób fizycznych i pobierają z tego tytułu zaliczki – bez względu na to, ilu zatrudniają pracowników. Należą do nich m.in.:

• instytucje i przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenia lub umowę o dzieło;
• instytucje publiczne i jednostki samorządu terytorialnego, np. urzędy gmin i powiatów, szpitale, placówki edukacyjne (szkoły i uczelnie) zatrudniające pracowników i wypłacające im wynagrodzenia;
• fundacje oraz stowarzyszenia, które zatrudniają pracowników na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych;
• spółki osobowe i spółki kapitałowe zatrudniające pracowników i odprowadzające zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych;
• osoby fizyczne, które zatrudniają inne osoby.

Formularz musi trafić do US również w sytuacji, w której:

• podatnik nie zatrudniał pracownika w danym roku/miesiącu, ale wpłacał jeszcze zaliczki na podatek dochodowy w pierwszym miesiącu;
• z powodu niskich dochodów oraz kwoty składki ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne kwota zaliczek na podatek wynosiła 0.

Jak złożyć PIT-4R?

Formularz PIT-4R musi zostać złożony w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby płatnika tych zaliczek w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli dzień ten wypada w dzień wolny od pracy, termin złożenia deklaracji przesuwa się na następny dzień roboczy. Co istotne, składa się ją tylko w postaci elektronicznej, za pośrednictwem systemu e-Deklaracje bądź przy użyciu specjalnego oprogramowania do księgowości. Dokument obejmuje kilka sekcji zawierających informacje dotyczące:

• danych identyfikacyjnych płatnika (nazwa firmy, adres, numer NIP lub PESEL w przypadku osób fizycznych, właściwy urząd skarbowy);
• okresu rozliczeniowego, czyli roku, którego dotyczy deklaracja;
• łącznej kwoty zaliczek na PIT, które zostały w danym roku pobrane i wpłacone do US;
• różnicy między kwotą pobranego i wpłaconego podatku (o ile taka występuje).

PIT-4R jest składany tylko do urzędu – osoby zatrudnione nie otrzymują jego kopii.