Co to są księgi handlowe i kto ma obowiązek je prowadzić?

Ewidencja finansowa w przedsiębiorstwie może być prowadzona zarówno w formie księgowości uproszczonej, jak i w formie ksiąg handlowych, na których dzisiaj się skupimy. Sprawdź, co się na nie składa, kto ma obowiązek je prowadzić i jakie może to przynieść firmie korzyści.

Co to są księgi handlowe?

Księgi handlowe są nazywane również księgami rachunkowymi lub pełną księgowością. Stanowią one najbardziej rozbudowaną metodę prowadzenia księgowości przedsiębiorstwa, która wymaga ewidencjonowania jego wszystkich danych finansowych. W ramach ksiąg handlowych należy prowadzić:

• księgę główną;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej i sald kont ksiąg pomocniczych;
• inwentarz, czyli wykaz składników pasywów i aktywów;
• dziennik.

Jak wskazuje Ustawa o rachunkowości, księgi handlowe muszą być prowadzone w sposób sprawdzalny, rzetelny, bezbłędny i bieżący. Umożliwiają one precyzyjne kontrolowanie kosztów oraz przychodów, dzięki czemu ułatwiają podejmowanie istotnych biznesowych decyzji. Mimo że ich nazwa kojarzy się z obszerną papierową dokumentacją, dziś pełna księgowość ma zazwyczaj postać elektroniczną.

Kto ma obowiązek prowadzić księgi handlowe?

Obowiązkiem prowadzenia ksiąg handlowych objęte są:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• spółki akcyjne;
• spółki komandytowe;
• spółki komandytowo-akcyjne.

Pełną księgowość muszą prowadzić również wszystkie firmy, których roczny przychód jest wyższy niż 2,5 miliona euro. Zapis dotyczący obowiązku prowadzenia pełnej księgowości przez jednostkę organizacyjną znajduje się w ustawie o rachunkowości (art. 12, Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295.). Co ciekawe, na prowadzenie ksiąg handlowych mogą też zdecydować się dobrowolnie inni podatnicy.

Kiedy firma musi przejść na księgi handlowe?

Jeżeli firma osiągnęła bądź przekroczyła limit przychodów (2,5 miliona euro w przeliczeniu na PLN), ma obowiązek przejść z innych form ewidencjonowania na księgi handlowe – następuje to wówczas wraz z rozpoczęciem nowego roku obrotowego. Po przejściu na pełną księgowość firma też musi zdecydować, czy będzie ona prowadzona w siedzibie przedsiębiorstwa, czy u uprawnionego podmiotu prowadzącego działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Korzyści z prowadzenia ksiąg handlowych

Prowadzenie ksiąg handlowych wiąże się ze znacznie wygodniejszym monitorowaniem kosztów i przychodów przedsiębiorstwa, a tym samym – sprzyja podejmowaniu trafniejszych biznesowych kroków i efektywnemu planowaniu konkretnych inwestycji. Większa kontrola nad finansami przedsiębiorstwa umożliwia też łatwiejszą ocenę jego ogólnej kondycji finansowej i np. ustalenie przyczyn braku płynności finansowej.