KSeF – czym jest i od kiedy obowiązuje?

Już niebawem wszyscy przedsiębiorcy podlegający polskim przepisom podatkowym będą zobowiązani do wystawania faktur za pomocą specjalnego systemu – a mowa o Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, do czego właściwie on służy, od kiedy obowiązuje i jaki jest cel jego wdrożenia dla wszystkich podatników.

Co to jest KSeF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, czyli systemu informatycznego służącego do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Mogą być one wystawiane za pomocą:

• Aplikacji Podatnika KSeF;
• aplikacji e-mikrofirma;
• innych, komercyjnych programów.

Krajowy System e-Faktur ma usprawnić firmowe procesy, uszczelnić system podatkowy, pomóc w rozwoju digitalizacji i ułatwić podatnikom dostęp do dokumentacji w czasie rzeczywistym.

Co wyróżnia faktury ustrukturyzowane?

Faktura ustrukturyzowana to e-faktura w formacie XML, który zapewnia jednolitą strukturę danych możliwą do odczytania i przetwarzania przez systemy komputerowe. Do każdej z nich przypisywany jest unikalny numer KSeF, który pozwala na łatwą identyfikację w systemie. Dokument jest wystawiany według odgórnie narzuconej struktury logicznej, a jego wzór w aktualnej wersji FA(2) widnieje na stronie gov.pl. Dzięki jednolitej strukturze tego typu faktury elektroniczne mogą być szybko przetwarzane przez systemy ERP oraz programy do księgowości.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Polscy podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur dobrowolnie już od stycznia 2022 roku. Obowiązek integracji z systemem miał wejść w życie 1 lipca 2024 i 1 stycznia 2025 roku, jednak terminy te uległy przesunięciu. Wystawianie faktur za jego pośrednictwem ma stać się obligatoryjne:

• 1 lutego 2026 roku – w odniesieniu do przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 milionów złotych;
• 1 kwietnia 2026 roku – w odniesieniu do pozostałych podatników prowadzących działalność gospodarczą;
• 1 stycznia 2027 roku – w odniesieniu dla podatników wystawiających faktury o łącznej wartości nieprzekraczającej 10 000 zł miesięcznie.

Jakie korzyści może przynieść integracja z KSeF?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z pewnymi korzyściami dla przedsiębiorców – zarówno dużych firm, jak i mniejszych czy jednoosobowych działalności. Zamiast przesyłać fakturę prosto do kontrahenta, przedsiębiorca przekazuje ją do centralnego systemu, a nabywca (a przy tym także organy podatkowe) ma do niej natychmiastowy, wygodny dostęp. Integracja z systemem wiąże się ponadto z:

• optymalizacją firmowych procesów, związanych m.in. z księgowością;
• możliwością bieżącego podglądu faktur oraz ich przesyłania w czasie rzeczywistym;
• oszczędnością czasu i redukcją błędów w dokumentacji;
• oszczędnością kosztów i miejsca wynikającą z braku konieczności przechowywania i archiwizacji faktur;
• wyższym poziomem bezpieczeństwa faktur i ich ochroną przed uszkodzeniem czy zgubieniem.

Ponadto stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur skraca czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 na 40 dni.