Sprawdź, kto nie musi stosować KSeF

Wprowadzenie obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur coraz bliżej – bo już w lutym 2026 roku integracja z systemem stanie się obligatoryjna dla części przedsiębiorców. Sprawdź, kto będzie musiał korzystać z platformy.

KSeF – podstawowe informacje

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma przeznaczona do wystawiania, udostępniania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Głównym celem jej wprowadzenia było uszczelnienie polskiego systemu podatkowego, wsparcie rozwoju digitalizacji i ułatwienie przedsiębiorcom dostępu do dokumentacji. Ministerstwo Finansów udostępniło narzędzia do wystawiania e-faktur w postaci plików XML – Aplikację Podatnika oraz e-mikrofirma. Faktury można ponadto wystawiać przy użyciu innych komercyjnych programów.

Kogo dotyczy obowiązek integracji z KSeF?

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur ma być obowiązkowa zarówno dla przedsiębiorców należących do czynnych podatników VAT, jak i dla osób, które są zwolnione z tego podatku. Obowiązkiem korzystania z systemu mają być objęci także podatnicy, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS i posiadają polski NIP. Dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku osiągnęli wartość sprzedaży ponad 200 milionów złotych, wystawianie faktur w KSeF ma być obligatoryjne od 1 lutego 2026 roku, z kolei dla pozostałych podatników – od 1 kwietnia 2026. Najmniejsi podatnicy, których wartość wystawianych faktur nie przekracza miesięcznie 10 tys. zł będą mogli odsunąć ten obowiązek do 1 stycznia 2027. Natomiast wszyscy podatnicy są zobowiązani do odbierania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026.

Kto nie musi stosować Krajowego Systemu e-Faktur?

Obowiązek korzystania z KSeF ma dotyczyć wyłącznie polskich przedsiębiorców – system nie jest przeznaczony do raportowania faktur od dostawców z innych krajów. Zgodnie z treścią art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy:

• podatników, którzy nie posiadają na terenie Polski siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej;
• podatników, którzy nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej, lecz mają stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów ani świadczeniu usług, których dotyczy faktura;
• podatników posiadających siedzibę w innym państwie członkowskim UE, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego;
• podatników, którzy korzystają z wybranych procedur szczególnych, w odniesieniu do faktur dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
• wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą własnej działalności gospodarczej;
• właściwie dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.