KSeF od strony odbiorcy – jak przygotować firmę na przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych

W poprzednich artykułach pokazaliśmy, jak przygotować firmę do wystawiania faktur w KSeF. Tym razem skupiamy się na drugiej stronie procesu — czyli na tym, co musi zrobić przedsiębiorca, który otrzymuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów. Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana dla wystawcy, ale również dla odbiorcy, który musi zadbać o dostęp do systemu, obieg dokumentów i zgodność z przepisami.

Jak działa odbiór faktury w KSeF?

W KSeF faktura trafia do systemu Ministerstwa Finansów, a nie bezpośrednio do kontrahenta. Odbiorca może ją pobrać z systemu, ale tylko wtedy, gdy posiada odpowiednie uprawnienia. Faktura uznawana jest za doręczoną w momencie nadania numeru KSeF, ale dostęp do jej treści wymaga autoryzacji.

Dlatego każda firma, która chce odbierać faktury z KSeF, musi zadbać o:

• nadanie uprawnień do odbioru faktur (np. pracownikom, biuru rachunkowemu),
• dostęp do systemu informatycznego zintegrowanego z KSeF,
• procedury obiegu dokumentów i akceptacji faktur przychodzących.

Czy odbiorca musi wyrazić zgodę?

Od 2026 roku zgoda odbiorcy na otrzymywanie faktur w KSeF nie będzie wymagana — system stanie się obowiązkowy. Oznacza to, że każda firma musi być gotowa na odbiór faktur ustrukturyzowanych, nawet jeśli wcześniej korzystała wyłącznie z faktur papierowych lub PDF.

Warto jednak poinformować kontrahentów, że firma jest gotowa na KSeF i wskazać, kto będzie odpowiedzialny za odbiór i księgowanie dokumentów.

Jak przygotować system księgowy?

Odbiór faktur z KSeF wymaga integracji z systemem Ministerstwa Finansów. Większość programów księgowych i ERP oferuje już taką funkcję, ale warto to zweryfikować. Kluczowe jest:

• zapewnienie automatycznego pobierania faktur z KSeF,
• możliwość przypisania faktury do konkretnego kontrahenta, projektu lub działu,
• archiwizacja i kontrola wersji dokumentów.

Dla biur rachunkowych istotne będzie również ustalenie, kto odpowiada za pobieranie faktur — klient czy księgowość.

Co z fakturami od podmiotów zagranicznych?

Firmy zagraniczne bez siedziby w Polsce nie mają obowiązku korzystania z KSeF. Oznacza to, że faktury od takich kontrahentów nadal będą przesyłane poza systemem — np. e-mailem w formacie PDF. Warto uwzględnić to w procedurach i jasno rozdzielić faktury krajowe (z KSeF) od zagranicznych (spoza KSeF).

Jak zorganizować obieg dokumentów?

Wdrożenie KSeF wymaga aktualizacji procedur obiegu dokumentów. Faktury nie będą już trafiać na skrzynkę mailową, tylko do systemu KSeF. Dlatego warto ustalić:

• kto i jak często pobiera faktury z KSeF,
• jak są przekazywane do akceptacji i księgowania,
• jak dokumentowane są ewentualne korekty, duplikaty czy anulowania.

Dobrą praktyką jest przygotowanie instrukcji dla pracowników oraz checklisty dla biura rachunkowego.

Podsumowanie

Odbiór faktur w KSeF to równie ważny element wdrożenia, co ich wystawianie. Każda firma musi zadbać o dostęp do systemu, aktualizację procedur i komunikację z kontrahentami. Warto już teraz przetestować odbiór faktur w środowisku testowym KSeF i upewnić się, że system księgowy jest gotowy na nowy model dokumentowania transakcji.