Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 - staż pracy z umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej

Przez wiele lat w polskim prawie pracy obowiązywała zasada, że staż pracy liczony jest wyłącznie z okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W praktyce oznaczało to, że osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o świadczenie usług, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, nie mogły wykazać swojego doświadczenia zawodowego w sposób formalny. Lata pracy na zleceniu czy w działalności gospodarczej nie miały żadnego znaczenia przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, co prowadziło do nierówności między pracownikami etatowymi a osobami zatrudnionymi w innych formach. Problem ten był wielokrotnie podnoszony przez ekspertów prawa pracy, związki zawodowe oraz samych pracowników, którzy wskazywali, że realne doświadczenie zawodowe zdobywane poza etatem powinno być uznawane przy ustalaniu stażu pracy.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r., która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 r., wprowadza w tym zakresie zasadniczą zmianę. Po raz pierwszy w historii polskiego prawa pracy okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz okresy prowadzenia działalności gospodarczej będą wliczane do stażu pracy. Jest to rozwiązanie o charakterze systemowym, które obejmie miliony osób i wpłynie na rynek pracy w Polsce.

Podstawa prawna

Nowelizacja została uchwalona ustawą z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423). Jej głównym celem jest rozszerzenie katalogu okresów uwzględnianych w stażu pracy. Dotychczas przepisy przewidywały, że do stażu pracy wlicza się wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Od 2026 roku katalog ten zostanie poszerzony o okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

Zmiana ma charakter wyrównawczy. Ustawodawca wskazuje, że jej celem jest zapewnienie równości szans między pracownikami etatowymi a osobami zatrudnionymi na innych podstawach prawnych. Dzięki temu doświadczenie zawodowe zdobyte poza klasycznym stosunkiem pracy zostanie formalnie uznane i będzie miało wpływ na uprawnienia pracownicze, takie jak urlop wypoczynkowy, nagrody jubileuszowe czy dodatki stażowe.

Co się zmienia

Od 2026 roku do stażu pracy będą wliczane okresy wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, a także okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Staż pracy obejmie zarówno staż ogólny, który ma znaczenie przy ustalaniu prawa do urlopu wypoczynkowego, jak i staż zakładowy, który decyduje o dodatkach stażowych, nagrodach jubileuszowych czy awansach.

Dokumentowanie nowych okresów będzie możliwe poprzez zaświadczenia z ZUS wydawane na wniosek pracownika. W przypadku umów nieoskładkowanych, takich jak zlecenia studentów do 26. roku życia, konieczne będzie przedstawienie innych dokumentów, na przykład egzemplarzy umów, rachunków, potwierdzeń przelewów czy zaświadczeń od zleceniodawcy. W przypadku działalności gospodarczej podstawowym dowodem pozostanie zaświadczenie z ZUS, uzupełnione dokumentami z CEIDG.

Praktyczne konsekwencje dla pracowników

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 w zakresie zaliczania do stażu pracy okresów wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia działalności gospodarczej ma bezpośredni wpływ na codzienne uprawnienia pracowników. Najważniejsza zmiana dotyczy urlopu wypoczynkowego. Od 2026 roku okresy pracy na zleceniu czy w działalności gospodarczej będą wliczane do stażu pracy, co oznacza, że pracownik szybciej osiągnie próg dziesięciu lat stażu i uzyska prawo do 26 dni urlopu. Jest to szczególnie istotne dla osób, które przez lata pracowały poza etatem i dotychczas miały tylko 20 dni urlopu.

Nowe przepisy mają również znaczenie dla nagród jubileuszowych i dodatków stażowych. W wielu zakładach pracy funkcjonują regulaminy przewidujące takie świadczenia, a dzięki zmianie osoby pracujące na zleceniu lub prowadzące działalność gospodarczą będą mogły szybciej nabyć prawo do dodatkowych świadczeń finansowych. W praktyce oznacza to realny wzrost wynagrodzenia i większą motywację do kontynuowania zatrudnienia.

Kolejną konsekwencją jest formalne uznanie doświadczenia zawodowego zdobytego poza etatem. Pracownicy ubiegający się o awans lub stanowiska wymagające określonego stażu pracy będą mogli wykazać lata pracy na zleceniu czy w działalności gospodarczej. Zmiana likwiduje dotychczasową nierówność między pracownikami etatowymi a osobami pracującymi w innych formach zatrudnienia. Wyrównanie szans jest szczególnie ważne dla młodych ludzi, którzy często zaczynają karierę od umów zlecenia, oraz dla samozatrudnionych specjalistów, na przykład w branży IT czy usługach.

Praktyczne konsekwencje dla pracodawców

Zmiany w Kodeksie pracy mają istotne skutki także dla pracodawców. Od 1 stycznia 2026 r. jednostki budżetowe, a od 1 maja 2026 r. pracodawcy prywatni, będą musieli uwzględniać w stażu pracy okresy zleceń i działalności gospodarczej. Oznacza to konieczność aktualizacji dokumentacji kadrowej i systemów kadrowopłacowych.

Pracodawcy będą zobowiązani do przyjmowania zaświadczeń z ZUS jako podstawowego dowodu w przypadku umów oskładkowanych. W przypadku umów nieoskładkowanych, takich jak zlecenia studentów do 26. roku życia, pracodawca będzie musiał ocenić przedstawione dokumenty, co oznacza dodatkowe obowiązki działów HR i kadrowych związane z analizą i archiwizacją dokumentów.

Zmiana może prowadzić do zwiększenia kosztów związanych z urlopami, dodatkami stażowymi i nagrodami jubileuszowymi. Konieczne będzie również dostosowanie regulaminów wynagradzania, polityki HR oraz wewnętrznych procedur kadrowych. Pracodawcy powinni przygotować się na pytania pracowników dotyczące nowych zasad i opracować jasne instrukcje dla działów kadrowych.

W praktyce oznacza to także ryzyko sporów. W przypadku umów nieoskładkowanych mogą pojawić się wątpliwości co do dokumentacji. Pracodawcy powinni wdrożyć procedury weryfikacji, aby uniknąć sporów sądowych i problemów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak udokumentować staż pracy po nowemu

Jednym z kluczowych elementów nowelizacji Kodeksu pracy 2026 jest sposób dokumentowania okresów zatrudnienia, które od tej pory będą zaliczane do stażu pracy. Pracownicy muszą przygotować odpowiednie dowody, aby ich doświadczenie zdobyte na umowach cywilnoprawnych oraz w ramach działalności gospodarczej zostało formalnie uznane.

W przypadku umów oskładkowanych podstawowym dokumentem będzie zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym. Pracownik składa wniosek do ZUS, a pracodawca ma obowiązek uwzględnić przedstawione zaświadczenie.

W przypadku umów nieoskładkowanych, takich jak zlecenia studentów do 26. roku życia, konieczne będzie przedstawienie innych dokumentów. Mogą to być egzemplarze podpisanych umów cywilnoprawnych, rachunki do umów zlecenia, potwierdzenia przelewów wynagrodzenia czy pisemne zaświadczenia od zleceniodawcy. Dodatkowa dokumentacja, na przykład grafiki pracy, listy obecności czy korespondencja mailowa, może również stanowić dowód.

W przypadku działalności gospodarczej podstawowym dowodem będzie zaświadczenie z ZUS o okresach podlegania ubezpieczeniom społecznym. Dodatkowo pomocne mogą być dokumenty z CEIDG potwierdzające daty rozpoczęcia i zakończenia działalności.

Potencjalne problemy i wątpliwości

Choć nowelizacja jest krokiem w stronę sprawiedliwości, w praktyce mogą pojawić się liczne problemy interpretacyjne i dokumentacyjne. Największe trudności dotyczą umów zlecenia studentów do 26. roku życia, które nie były zgłaszane do ZUS. Brak danych w systemie oznacza konieczność przedstawienia innych dowodów, co może prowadzić do sporów z pracodawcą.

Wątpliwości budzi także zaliczanie do stażu pracy okresów wykonywania zleceń lub prowadzenia działalności gospodarczej za granicą. Konieczne będzie przedstawienie dokumentów z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych lub urzędów, co może być czasochłonne i skomplikowane.

Brak jednolitej praktyki w interpretacji dokumentów sprawi, że pracodawcy mogą różnie oceniać przedstawione dowody, zwłaszcza w przypadku nieoskładkowanych zleceń. Dopiero orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy ukształtują jednolite zasady. W sytuacjach spornych pracownik będzie mógł dochodzić swoich praw przed sądem pracy, co oznacza dodatkowe obciążenie dla pracodawców i potencjalne koszty związane z procesami.

Znaczenie dla rynku pracy

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026, która wprowadza zaliczanie do stażu pracy okresów wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia działalności gospodarczej, ma ogromne znaczenie dla całego rynku pracy w Polsce. Szacuje się, że zmiana obejmie ponad pięć milionów osób, w tym około 2,4 miliona zleceniobiorców oraz 2,3 miliona samozatrudnionych. Oznacza to, że doświadczenie zawodowe zdobywane poza etatem zostanie formalnie uznane i będzie miało wpływ na uprawnienia pracownicze.

Dotychczas osoby pracujące na zleceniu czy w działalności gospodarczej były traktowane gorzej niż pracownicy etatowi. Od 2026 roku nastąpi wyrównanie szans – każdy rodzaj zatrudnienia będzie miał realny wpływ na staż pracy, a tym samym na urlop, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe. Pracownicy będą mogli wykazać pełne doświadczenie zawodowe, niezależnie od formy zatrudnienia, co zwiększy ich konkurencyjność na rynku pracy i ułatwi awans na stanowiska wymagające określonego stażu.

Zmiana ma również konsekwencje dla pracodawców i gospodarki. Pracodawcy muszą przygotować się na wzrost kosztów związanych z urlopami i dodatkami stażowymi. Z drugiej strony nowelizacja może wpłynąć na większą stabilizację zatrudnienia i ograniczenie nadużywania umów cywilnoprawnych. W dłuższej perspektywie może przyczynić się do bardziej sprawiedliwego rynku pracy i zwiększenia motywacji pracowników.

Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu pracy 2026 wprowadzająca zaliczanie do stażu pracy okresów wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz prowadzenia działalności gospodarczej to zmiana o charakterze systemowym, która realnie wpłynie na rynek pracy w Polsce. Od 2026 roku doświadczenie zdobyte poza etatem będzie miało pełne znaczenie przy ustalaniu stażu pracy. Pracownicy szybciej uzyskają prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, dodatków stażowych i nagród jubileuszowych.

Warto już teraz przygotować dokumenty – szczególnie w przypadku nieoskładkowanych umów zlecenia, gdzie konieczne będzie przedstawienie umów, rachunków czy zaświadczeń od zleceniodawcy. Jednostki budżetowe muszą stosować nowe przepisy od 1 stycznia 2026 r., a pracodawcy prywatni od 1 maja 2026 r., co oznacza czteromiesięczne przesunięcie w stosunku do sektora publicznego.

Zmiana obejmie miliony osób – zarówno zleceniobiorców, jak i samozatrudnionych. Nastąpi wyrównanie szans między pracownikami etatowymi a osobami pracującymi w innych formach zatrudnienia. W dłuższej perspektywie nowelizacja może przyczynić się do bardziej sprawiedliwego rynku pracy, zwiększenia motywacji pracowników i ograniczenia nadużywania umów cywilnoprawnych.