KSeF a obieg dokumentów: jak przygotować firmę na 1 lutego 2026

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT. Choć wiele firm koncentruje się na aspektach technicznych wdrożenia, prawdziwym wyzwaniem jest reorganizacja wewnętrznych procesów — szczególnie obiegu dokumentów. W tym artykule pokazujemy, jak przygotować firmę, by działała płynnie w nowej rzeczywistości.

Dlaczego obieg dokumentów po KSeF wymaga zmiany?

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur. To fundamentalna zmiana w tym, jak faktury są odbierane, akceptowane, księgowane i opłacane. Dotychczasowy model — faktura w PDF przesłana e-mailem — przestaje działać. Od 1 lutego 2026 r. faktura trafia do KSeF, a firma musi ją aktywnie pobrać i obsłużyć zgodnie z nowym workflow.

Co się zmienia po 1 lutego 2026?

1. Źródło faktury: KSeF zamiast e-maila

Faktury ustrukturyzowane będą dostępne wyłącznie w KSeF. Oznacza to, że firma nie otrzyma ich bezpośrednio od kontrahenta — musi je pobrać z systemu.

2. Data wpływu = data wystawienia

Za moment otrzymania faktury uznaje się datę jej wystawienia w KSeF. To wpływa na terminy płatności, odliczenia VAT i rozliczenia kosztów.

3. Automatyzacja wymaga kontroli

Choć faktury mogą być automatycznie pobierane i księgowane, nie zwalnia to z obowiązku ich merytorycznej i formalnej weryfikacji.

Jakie procesy trzeba przeprojektować?

Proces zakupowy

• Weryfikacja kontrahenta przed złożeniem zamówienia
• Powiązanie zamówienia z fakturą z KSeF
• Uzgodnienie warunków płatności i danych formalnych

Proces akceptacji faktur

• Akceptacja zamówienia przed wystawieniem faktury
• Automatyczne księgowanie tylko po zatwierdzeniu
• Obsługa wyjątków (media, leasing, korekty)

Proces księgowania

• Pobieranie faktur z KSeF przez ERP lub ręcznie
• Dekretacja na podstawie danych z faktury i zamówienia
• Weryfikacja zgodności z polityką rachunkowości

Proces płatności

• Powiązanie płatności z numerem KSeF
• Kontrola terminów płatności wynikających z daty wpływu
• Automatyczne generowanie przelewów po akceptacji

Jak zbudować nowy workflow obiegu dokumentów?

Schemat przed i po KSeF

Przed KSeF:
e-mail → wydruk → akceptacja → księgowość → płatność

Po KSeF:
KSeF → pobranie → workflow → księgowanie → płatność

Role i odpowiedzialności

• Pobieranie faktur: księgowość lub system ERP
• Weryfikacja merytoryczna: dział operacyjny lub zakupowy
• Zgodność formalna: księgowość
• Komunikacja z dostawcami: dział zakupów

Punkty kontrolne

• Zgodność z zamówieniem i umową
• Weryfikacja NIP i statusu kontrahenta
• Zgodność z budżetem
• Zgodność z polityką rachunkowości

Co zmienić w polityce rachunkowości?

Obowiązkowe elementy

• Zasady pobierania faktur z KSeF
• Procedura akceptacji dokumentów
• Zasady archiwizacji faktur ustrukturyzowanych
• Kontrole wewnętrzne i odpowiedzialność
• Obsługa wyjątków (np. faktury poza KSeF)

Przykładowy zapis

„Faktury ustrukturyzowane są pobierane z KSeF przez system ERP. Weryfikacja merytoryczna odbywa się przed księgowaniem, zgodnie z zatwierdzonym zamówieniem. Archiwizacja odbywa się zgodnie z zasadami dokumentacji podatkowej.”

Słowa kluczowe: polityka rachunkowości KSeF, procedury wewnętrzne po KSeF

Najczęstsze błędy firm przy wdrażaniu KSeF

• Brak przypisania odpowiedzialności za pobieranie faktur
• Chaos w akceptacji dokumentów
• Brak procedury obsługi wyjątków
• Zbyt późne rozpoczęcie testów integracji
• Brak komunikacji z dostawcami

Checklista wdrożeniowa

• [ ] Mapa procesów „przed” i „po” KSeF
• [ ] Przypisane role i odpowiedzialności
• [ ] Zaktualizowana polityka rachunkowości
• [ ] Przetestowane pobieranie faktur
• [ ] Przeszkoleni pracownicy
• [ ] Komunikacja z dostawcami
• [ ] Procedura obsługi wyjątków

Podsumowanie: KSeF to zmiana kultury pracy

Wdrożenie KSeF to nie tylko technologia — to zmiana sposobu działania firmy. Przedsiębiorstwa, które uporządkują workflow, zyskają większą kontrolę, mniej błędów i szybsze księgowanie. Przygotowanie procesów to klucz do sukcesu po 1 lutego 2026.