Jakie błędy popełniają firmy w kosztach uzyskania przychodu?
Rozliczenie kosztów podatkowych jest jedną z najważniejszych kwestii w prowadzeniu biznesu. Sprawdź, co można w nich ująć i na co uważać.
Koszty uzyskania przychodu – najczęściej popełniane błędy
Prawidłowe przeprowadzenie rozliczeń w firmie jest fundamentem prowadzenia biznesu. Jednym z nich są koszty uzyskania przychodu. Właściwe ich rozliczenie potrafi znacznie obniżyć podatek, a popełnienie błędów może być kwestionowane przez Krajową Administrację Skarbową. Sprawdź, czym są koszty uzyskania przychodu, co często budzi wątpliwości w rozliczeniach i jakie są najczęstsze błędy w kosztach firmowych, które mogą doprowadzić do kontroli.
Koszty uzyskania przychodu – co to jest i kiedy można je rozliczyć?
Zgodnie z aktualnymi przepisami koszty uzyskania przychodu są wydatkami poniesionymi w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Oznacza to więc, że każdy poniesiony wydatek musi mieć związek z działalnością gospodarczą i być jednocześnie uzasadniony ekonomicznie.
Wielu początkujących przedsiębiorców, prowadzących uproszczoną księgowość, zastanawia się, jak sprawdzić, czy dany zakup można rozliczyć w firmie. Test jest prosty: zapytaj siebie, czy Twój biznes mógłby zarabiać bez tego wydatku. Jeśli odpowiedź brzmi „nie” lub „byłoby to znacznie trudniejsze”, oznacza to, że masz do czynienia z kosztem uzyskania przychodu.
Co można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i o czym warto wiedzieć?
Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się co najmniej kilka przedmiotów, czynności czy rzeczy. Jednak w przypadku każdego z nich trzeba zwrócić uwagę na pewne szczegóły, które mogą generować niejasności i problemy z organami podatkowymi.
Rozliczanie samochodu w firmie
Samochód w biznesie to jeden z najpopularniejszych tematów w kwestii rozliczania kosztów uzyskania przychodu w działalności gospodarczej. Do najczęstszych błędów w przypadku samochodów można zaliczyć:
- rozliczanie 100% kosztów przy użytkowaniu samochodu osobowego w sposób mieszany,
- nieprawidłowe rozliczenie leasingu operacyjnego,
- brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
- zaliczanie wydatków prywatnych jako firmowych.
Jeżeli dany samochód użytkujemy zarówno prywatnie, jak i w firmie, należy zastosować odpowiednie ograniczenie kosztów – 20% lub 7550%. To jeden z często kontrolowanych obszarów, szczególnie gdy chodzi o prowadzenie pełnej księgowości.
Internet i telefon a koszty firmowe
W przypadku kosztów uzyskania przychodu telefon i Internet stanowią standard w większości przedsiębiorstw. W tym zakresie typowe problemy związane są z:
- brakiem właściwego uzasadnienia posiadania kilku numerów telefonu,
- nieprzypisaniem tego wydatku do działalności gospodarczej,
- zaliczeniem całej kwoty abonamentu do kosztów pomimo użytkowania telefonu, także w celach prywatnych.
Zobacz też: Dochody z innych źródeł w PIT‑37 – kompletny przewodnik dla podatników
Ubrania firmowe – co można wrzucić w koszty?
Odzież, a koszty uzyskania przychodu to jedna z wyjątkowo problematycznych kwestii. Do tej grupy możemy zaliczyć:
- odzież roboczą,
- specjalistyczną odzież ochronną,
- ubrania z logo firmy.
Kosztami nie zostaną jednak uznane wydatki na elegancką odzież, taką jak garnitur czy sukienka, ani opłaty za usługi kosmetyczne i fryzjerskie. Wyjątek stanowią zawody artystyczne i medialne – mowa m.in. o aktorach, muzykach czy prezenterach telewizyjnych. W ich przypadku takie zakupy mogą być kosztem, o ile prowadzą oni własną działalność, a wydatki są ściśle powiązane z konkretnym zadaniem zawodowym (np. występem na scenie).
Home office a koszty uzyskania przychodu
Praca z domu daje możliwość rozliczenia np. części czynszu, mediów (prąd, Internet) oraz wyposażenia biura. Nie można jednak rozliczyć 100% kosztów mieszkania i trzeba pamiętać o wydzieleniu przestrzeni biurowej oraz prowadzeniu stosownej dokumentacji. Najbezpieczniej jest więc rozliczać koszty w sposób proporcjonalny.
Koszty firmowe a podróże służbowe
W przypadku podróży służbowych koszty uzyskania przychodu są dopuszczalne, choć wymagają właściwej dokumentacji. Najczęściej występujące błędy to w tym zakresie brak określonego celu biznesowego, a także mieszanie podróży prywatnych i firmowych. Niejednokrotnie też towarzyszy im brak faktur i dowodów. Bez solidnej dokumentacji koszt może zostać zakwestionowany.
Zobacz też: KSeF w praktyce: jak zmienia się odpowiedzialność księgowego i przedsiębiorcy po wdrożeniu systemu
Najczęstsze błędy w kosztach uzyskania przychodu
Do typowych błędów związanych z kosztami można zaliczyć:
- brak związku z prowadzoną działalnością – jeśli poniesiony wydatek nie zabezpiecza przychodu lub go nie generuje, nie stanowi kosztu,
- mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi – jeden z głównych powodów kwestionowania przez urząd,
- brak dokumentacji – koszty uzyskania przychodu nie istnieją, jeżeli nie posiadamy faktury, rachunku czy dowodu zapłaty,
- zawyżanie kosztów – zbyt intensywna optymalizacja podatkowa kosztów uzyskania przychodu może stanowić powód kontroli,
- brak właściwej logistyki biznesowej – wydatek musi mieć sens ekonomiczny, inaczej urząd go odrzuci.
Warto pamiętać, że w przypadku zakwestionowania kosztów w wyniku kontroli skarbowej może dojść do ich wyłączenia, konieczności dopłaty podatku, zapłacenia odsetek i kar. Aby tego uniknąć, można podjąć współpracę z profesjonalnym biurem rachunkowym, które wychwyci błędy, zanim dokona tego urząd. Kancelaria podatkowa zadba o właściwą interpretację niejasnych wydatków. Zapewni też bieżące usługi księgowe i rachunkowe. Kompleksowe usługi w tym zakresie świadczy Biuro Rachunkowe Aleksandry Stolorz-Kowalskiej.
Jeśli chcesz uzyskać wsparcie profesjonalnego biura rachunkowego, zapraszamy do kontaktu. Chętnie przygotujemy atrakcyjną ofertę i zadbamy o skrupulatne ewidencjonowanie kosztów uzyskania przychodu.
