Podatkowa księga przychodów i rozchodów w pigułce

Księga przychodów i rozchodów służy do prowadzenia ewidencji księgowej obejmującej operacje gospodarcze w uproszczony sposób. Kto ma obowiązek ją prowadzić i jak robić to w prawidłowy sposób? Postaramy się przybliżyć temat i wyjaśnić wszystkie wątpliwości.

Co należy ewidencjonować w Księdze przychodów i rozchodów?

W KPiR powinny znaleźć się informacje na temat takich operacji gospodarczych jak:

• przychody wszelkiego rodzaju (zarówno te pochodzące ze sprzedaży, jak i wszystkie pozostałe),
• zakup towarów handlowych oraz podstawowych materiałów potrzebnych do prowadzenia działalności, ale też związane z tymi zakupami koszty uboczne,
• wydatki przeznaczone na wypłatę wynagrodzeń (zarówno w formie gotówkowej, jak i w naturze) oraz wszystkie inne, niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej.
• koszty związane z prowadzeniem prac o charakterze badawczo-rozwojowym.

Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR?

Przepisy prawne dokładnie wskazują na podmioty, które mogą prowadzić ten rodzaj uproszczonej księgowości. Z takiej możliwości korzystają:

• osoby fizyczne osiągające przychody na skutek prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej i zdecydowały się na wybór podatku liniowego jako formy opodatkowania przychodu,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Ważnym zastrzeżeniem jest tutaj, aby przychody netto ze sprzedaży towarów, usług i operacji finansowych osiągnięte przez wymienione podmioty w poprzednim roku obrotowym nie były większe niż równowartość 2 000 000 euro. Jeśli limit ten zostanie przekroczony, konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości.

KPiR – jak zacząć?

Wszystkie szczegóły dotyczące zakładania Księgi przychodów i rozchodów można znaleźć w odnośnym rozporządzeniu. Najważniejsza zasada jest taka, aby zacząć prowadzić ten rejestr albo z początkiem roku kalendarzowego (czyli 1 stycznia roku podatkowego), albo w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej. Podobne wytyczne obowiązują w przypadku, gdy konieczne jest prowadzenie ewidencji sprzedaży.

Jak często należy uzupełniać ewidencję?

Tu wymagana jest nienaganna systematyczność. Nowe zapisy w księdze przychodów i rozchodów muszą pojawiać się na koniec każdego dnia i nie później niż przed rozpoczęciem działalności dnia kolejnego. W przypadku gdy prowadzeniem ewidencji zajmuje się zatrudnione do tego zadania biuro rachunkowe, zapisów w porządku chronologicznym można dokonywać do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Jak należy przechowywać KPiR?

Tutaj istnieje kilka możliwości. Co do zasady powinna ona znajdować się w miejscu wykonywania działalności albo w siedzibie wskazanej przez podatnika. Jeśli prowadzenie ewidencji powierzono biuru rachunkowemu, to dokument może być przechowywany w jego siedzibie, albo siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności firmy (w zależności od warunków umowy).