Dokumentacja płacowa – jak ją prowadzić?

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji płacowej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy bądź kadrowego. Przepis ten uregulowany jest w Kodeksie pracy. Czym właściwie jest dokumentacja płacowa i jak prawidłowo ją prowadzić?

Dokumentacja płacowa

Dokumentacja płacowa to zasady obliczania oraz ustalania należności, jakie obowiązują w miejscu pracy. Jest ona ustalana na podstawie Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego, a w jej skład wchodzi m.in. regulamin wynagradzania czy zbiorowy układ pracy. Ponadto, do dokumentacji płacowej zaliczamy ustawy i rozporządzenia wraz z urzędowymi interpretacjami, mówiące o prawie pracy, prawie podatkowym czy prawie ubezpieczeń. To również analizy płac, raporty i ekspertyzy, korespondencja płacowa czy zaświadczenia dot. wynagrodzenia. Zarządzenia organów danej firmy w sprawach planów zatrudnienia i płac oraz polityki płac także należą do dokumentacji płacowej. Jeżeli pracodawca i pracownik umawiają się ws. wysokości i warunków wynagrodzenia, dokumentacją są też decyzje dot. premii czy odszkodowania, aneksy do UoP ws. wypłat bądź też wypowiedzenie warunków pracy i płacy. Wszystkie te dokumenty muszą być gromadzone w każdym zakładzie pracy.

Listy płac

Prowadząc dokumentację płacową pracownika, nie można zapomnieć o liście płac. Zazwyczaj sporządza się ją co miesiąc oraz w konkretnych dniach, np. w celu wypłaty premii, odprawy, wyrównania czy nagrody. Jej długość zależy od liczby składników wynagrodzenia, obowiązków podatkowych czy tych związanych ze składkami ZUS. Lista płac jest materiałem źródłowym, pomocnym podczas tworzenia karty przychodów, imiennej karty wynagrodzeń oraz karty zasiłkowej.

Okresowa dokumentacja płacowa – pomocnicza i obliczeniowa

Lista płac za konkretny miesiąc sporządzana jest na podstawie obliczeniowej i pomocniczej dokumentacji płacowej. Niezbędne jest dokumentowanie czasu pracy i nieobecności – usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, czasu urlopu – płatnego i nieodpłatnego, choroby czy opieki nad dzieckiem. Należy pamiętać również o udokumentowaniu nadgodzin, dyżurów, pracy w porach nocnych i zwolnień okolicznościowych. Dokumentacja płacowa pomocnicza i obliczeniowa obejmuje także wszelkie dokumenty potwierdzające ten czas pracy bądź też korzystanie z urlopu. Ponadto, w jej skład wchodzą decyzje o przyznaniu premii i nagród czy zwolnienia lekarskie. Przygotowywanie dokumentacji płacowej należy do obowiązków kadrowego bądź przełożonego. Sama metoda liczenia wynagrodzenia zależy z kolei od osób zatrudnionych oraz tego, jakie oświadczenia składają one w miejscu pracy.

Przechowywanie dokumentacji płacowej

Pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji płacowej w bezpiecznym miejscu, np. archiwum. To ważne, aby osoby nieupoważnione nie miały do niej dostępu. Dokumentacja powinna być również zabezpieczona przed zniszczeniem, wilgocią czy kradzieżą. Na przedsiębiorcę, który prowadzi i przechowuje dokumentację płacową w niewłaściwy sposób, mogą zostać nałożone sankcje. Okres przechowywania dokumentów nie może być krótszy niż 10 lat od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy – wynika to z przepisów podatkowych, emerytalnych i rentowych. Konkretny czas zależy od tego, kiedy dokładnie nawiązano stosunek pracy z daną osobą. Dla pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń przed 1.01.1999 roku okres przechowywania dokumentów wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy. Jeżeli pracodawca nie złożył w ZUS dokumentów umożliwiających skrócenie tego okresu, dokumentacja osoby zatrudnionej między 1.01.1999 a 31.12.2018 również jest przechowywana przez 50 lat. Dokumentację płacową pracowników zatrudnionych od 1.01.2019 roku i później przechowuje się z kolei przez 10 lat. Jeśli pracodawca złożył za osobę zatrudnioną między 1.01.1999 a 31.12.2018 dokumenty pozwalające na skrócenie okresu przechowywania dokumentacji, także jest to jedna dekada.