Dokumentacja pracownicza – co warto wiedzieć?

Zgodnie z przepisami ustawy Kodeks pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W styczniu 2019 roku struktura akt osobowych osób zatrudnionych uległa zmianie. Co składa się na dokumentację pracowniczą i jak długo musi być ona przechowywana?

Dokumentacja pracownicza – co wchodzi w jej skład?

Na dokumentację pracowniczą składają się akta osobowe i dokumenty dot. spraw związanych ze stosunkiem pracy danej osoby. Może być ona prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy to m.in. lista wypłaconego wynagrodzenia oraz innych świadczeń, karta ewidencji przydziału środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej, dokumenty dot. wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z własnej odzieży, dokumentacja dot. urlopu wypoczynkowego oraz ta związana z ewidencjonowaniem czasu pracy. Ostatnia obejmuje ewidencję czasu pracy, dokumenty dot. pracy w godzinach nadliczbowych, związane z nią wnioski osoby zatrudnionej czy zgody składane przez pracodawcę.

Akta osobowe pracownika – cztery części

Akta osobowe każdego pracownika składają się z części A, B, C i D. Każda z nich powinna być prowadzona osobno. W ich skład wchodzą kopie bądź odpisy dokumentów składanych przez kandydata lub pracownika, które musi poświadczyć pracodawca. Powinny one być przechowywane w kolejności chronologicznej. Poszczególne części akt osobowych obejmują:

• część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnianie, skierowania na badania i orzeczenia lekarskie (badania wstępne, okresowe i kontrolne);
• część B – oświadczenia i dokumenty dot. nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, dokumenty dot. wykonywania pracy w szczególnych warunkach bądź tej o szczególnym charakterze, potwierdzenia zapoznania się z wewnętrznym regulaminem czy zakres obowiązków pracownika;
• część C – dokumenty związane z wygaśnięciem lub z ustaniem zatrudnienia, np. oświadczenia o rozwiązaniu umowy, kopie świadectwa pracy oraz jego korekty, a ponadto – potwierdzenie wykonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w związku z zajęciem egzekucyjnym;
• część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu i wszelkie dokumenty związane z ponoszeniem przez daną osobę odpowiedzialności porządkowej lub określonej w odrębnych przepisach, przewidujących zatarcie kary po konkretnym okresie.

Sposób i czas przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana zgodnie z prawem, przy zachowaniu jej kompletności, poufności, integralności i dostępności. Po ustaniu stosunku pracy, np. wskutek rozwiązania umowy o pracę, pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentów przez 10 lat, o ile pracownik był zatrudniony od 1.01.2019 lub w latach 1999-2018 w przypadku złożenia oświadczenia ZUS OSW oraz raportu ZUS RIA. Jeśli jednak pracownik został zatrudniony przed 1.01.1999, dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 50 lat.