Krajowy System e‑Faktur, czyli KSeF, od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce. Wdrożenie tego rozwiązania oznacza nie tylko zmianę sposobu wystawiania i odbierania faktur, ale także konieczność uporządkowania kwestii związanych z dostępem do systemu. To właśnie uprawnienia oraz pełnomocnictwa decydują o tym, kto może wystawiać faktury ustrukturyzowane, kto je odbiera, a kto zarządza procesem w imieniu przedsiębiorcy. W niniejszym artykule wyjaśniam różnice między uprawnieniami a pełnomocnictwami, pokazuję krok po kroku jak poprawnie nadać dostęp pracownikom i księgowym, a także wskazuję najczęstsze błędy i dobre praktyki.

Przez wiele lat w polskim prawie pracy obowiązywała zasada, że staż pracy liczony jest wyłącznie z okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W praktyce oznaczało to, że osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o świadczenie usług, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, nie mogły wykazać swojego doświadczenia zawodowego w sposób formalny. Lata pracy na zleceniu czy w działalności gospodarczej nie miały żadnego znaczenia przy ustalaniu uprawnień pracowniczych, co prowadziło do nierówności między pracownikami etatowymi a osobami zatrudnionymi w innych formach. Problem ten był wielokrotnie podnoszony przez ekspertów prawa pracy, związki zawodowe oraz samych pracowników, którzy wskazywali, że realne doświadczenie zawodowe zdobywane poza etatem powinno być uznawane przy ustalaniu stażu pracy.

Nowelizacja Kodeksu pracy z 26 września 2025 r., która zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2026 r., wprowadza w tym zakresie zasadniczą zmianę. Po raz pierwszy w historii polskiego prawa pracy okresy wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych oraz okresy prowadzenia działalności gospodarczej będą wliczane do stażu pracy. Jest to rozwiązanie o charakterze systemowym, które obejmie miliony osób i wpłynie na rynek pracy w Polsce.

W poprzednich artykułach pokazaliśmy, jak przygotować firmę do wystawiania faktur w KSeF. Tym razem skupiamy się na drugiej stronie procesu — czyli na tym, co musi zrobić przedsiębiorca, który otrzymuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów. Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana dla wystawcy, ale również dla odbiorcy, który musi zadbać o dostęp do systemu, obieg dokumentów i zgodność z przepisami.

Od 1 stycznia 2026 r. wchodzą w życie zmiany, które znacząco ograniczą możliwość rozliczania kosztów związanych z samochodami osobowymi w firmie. Dotychczasowy limit 150 000 zł zostanie obniżony do 100 000 zł dla pojazdów spalinowych i klasycznych hybryd. Dla samochodów elektrycznych oraz wybranych hybryd plug-in limit pozostanie bez zmian.
Zmiany obejmują zarówno leasing, jak i amortyzację samochodów osobowych. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że nowe limity będą obowiązywać dla kosztów ponoszonych od 2026 r., jednak w przypadku amortyzacji przewidziano wyjątek dla pojazdów wprowadzonych do użytkowania do końca 2025 roku.